Une observation vaut dans le périmètre convenu. Elle n’autorise pas automatiquement remise en stock, remboursement ou élimination.
Relier article et instructions
Conservez ensemble projet ou marchand, référence initiale, SKU ou série et version des instructions. Une photo sans référence peut montrer un problème sans identifier de façon fiable le stock concerné. Chaque réception partielle reste liée au lot initial.
Définir ce qui a été contrôlé
Distinguez emballage, aspect visible, accessoires et tests fonctionnels convenus. Précisez échantillonnage ou contrôle unitaire et la quantité réellement vérifiée. Un échantillon ne prouve pas l’état des articles non contrôlés. Signalez les tests non convenus ou impossibles à réaliser.
Séparer motif de retour et constat
Un client peut déclarer un défaut ou un dommage. Conservez son explication comme motif déclaré. Notez séparément les observations en entrepôt avec photos ou mesures. Votre équipe distingue ainsi déclaration initiale et état observé.
Relier constats et autorisation
Appliquez les critères convenus pour décider de la suite. Notez responsable, articles, quantités, travaux et coûts approuvés. Réemballage et remise en stock peuvent concerner le même article ; les opérations ne sont pas des marchandises supplémentaires. Stockage, évaluation de réparation et élimination demandent un périmètre propre.
Avant d’autoriser le travail
- À quel SKU, numéro de série ou lot correspond chaque constat ?
- Combien d’articles ont été contrôlés et quels éléments sont exclus ?
- Les photos renvoient-elles aux observations précises ?
- Qui autorise la suite, les quantités et les coûts supplémentaires ?